Darllenwch ein Cytundeb Lefel Gwasanaeth isod

Partneriaethau Broceriaeth Gwirfoddoli
Cytundeb yw'r ddogfen hon rhwng Undeb Myfyrwyr Aberystwyth (UMAber) ac unrhyw fudiad sy'n dymuno hysbysebu rolau gwirfoddol i fyfyrwyr drwy ein gwasanaeth broceriaeth ar-lein. Mae'n esbonio rolau a chyfrifoldebau penodol y dylid cadw atynt er mwyn sicrhau arfer da wrth weithio gyda myfyrwyr, yn ogystal â chynnal partneriaeth effeithiol rhwng pawb dan sylw.

Yr hyn i'w ddisgwyl wrth wirfoddoli gydag UMAber:

1. Yn darparu gwasanaeth broceriaeth proffesiynol rhad ac am ddim lle bydd UMAber yn hysbysebu cyfleoedd i wirfoddoli ar ran y mudiad unwaith y caiff y ffurflen gofrestru mudiad ar-lein ei chwblhau, y dogfennau perthnasol eu derbyn a’r telerau a osodwyd yn y ddogfen hon eu cytuno.
2. Yn darparu enw a manylion cyswllt aelod o staff UMAber a fydd yn cydlynu â'r mudiad.
3. Yn hyrwyddo'r cyfle i wirfoddoli drwy amrywiaeth o sianeli cyfathrebu.
4. Yn diweddaru'r wybodaeth am eich mudiad a/neu rôl wirfoddol pan ofynnir.
5. Yn dileu'r hysbyseb pan fydd y rôl wirfoddol wedi'i llenwi a/neu pan na fydd bellach angen y rôl. 
6. Yn darparu cymorth ac arweiniad parhaus i'r gwirfoddolwyr, gan roi cyfle iddynt roi adborth a/neu godi pryderon.
7. Yn estyn gwahoddiad i chi fynychu digwyddiadau ymgysylltu â myfyrwyr lle bo'n berthnasol, fel y Ffair Swyddi Rhan Amser a Gwirfoddoli.
8. Yn cysylltu â chi gydol y flwyddyn i gasglu gwybodaeth am nifer y gwirfoddolwyr sydd wedi’u recriwtio a’u horiau gwirfoddol.

Yr hyn y gofynnwn gan fudiadau sy'n dymuno recriwtio a gweithio gyda myfyrwyr sy'n gwirfoddoli i:

1. Bod yn fudiad cymunedol nid-er-elw (er enghraifft, cymdeithas anghorfforedig, ymddiriedolaeth, Mudiad Elusennol Corfforedig, Cwmni Buddiannau Cymunedol, cwmni elusennol), Neu’n fudiad sy'n darparu cyfle gwirfoddoli gwerthfawr i fyfyrwyr yn ogystal â staff cyflogedig craidd.
2. Darparu cyfleoedd i wirfoddoli sy'n briodol i fyfyrwyr, lle bo'r disgwyl yn realistig ac yn gyraeddadwy a lle na fydd gweithgareddau gwirfoddol yn cymryd lle gwaith aelodau cyflogedig o'r staff.
3. Darparu disgrifiad cywir o'r rôl, y cyfrifoldebau, yr ymrwymiad amser, hyfforddiant pellach, y sgiliau angenrheidiol, gofyniadau am DBS (CRB yn flaenorol) a, lle bydd angen, talu unrhyw gostau.
4. Bod yn gyfrifol am ymgymryd ag unrhyw wiriadau DBS neu geisio geirda gan y gwirfoddolwyr os bydd angen gwneud hynny ar gyfer y rôl a, lle bydd angen, talu unrhyw gostau.
5. Derbyn cyfrifoldeb dros eich holl wirfoddolwyr, gan sicrhau bod modd i chi ateb unrhyw gyfrifoldeb drwy bolisi yswiriant digonol neu drwy ddarpariaeth arall.
6. Meddu ar bolisi iechyd a diogelwch ac asesiadau risg priodol. Rhaid i'r rhain fod yn berthnasol ar gyfer y safle a'ch holl weithgareddau gwirfoddoli.
7. Meddu ar ddatganiad neu bolisi cyfleoedd cyfartal ac ateb unrhyw anghenion cymorth fel bo'n ymarferol resymol.
8. Dilyn eich polisi diogelu eich hun, ond rhoi gwybod i UMAber cyn gynted â phosib os gwneir honiad.
9. Cofnodi unrhyw ddamweiniau neu ddamweiniau agos sy'n cynnwys gwirfoddolwyr a hysbysu Cydlynydd Gwirfoddoli UMAber amdanynt.
10. Ad-dalu pob traul ariannol i'r gwirfoddolwyr mewn da bryd, pan gaiff hyn ei gytuno ar ôl gwneud cais ac ar ôl derbyn y ddogfennaeth angenrheidiol.
11. Trin gwybodaeth bersonol ynghylch gwirfoddolwyr yn gyfrinachol ac yn unol â Deddf Gwarchod Data 1998 a Rheoliad Diogelu Data Cyffredinol (GDPR) 2018.
12. Darparu sesiynau sefydlu a'r holl hyfforddiant ac offer angenrheidiol i alluogi'r gwirfoddolwyr i gyflawni eu rôl.
13. Sicrhau eich bod wedi enwi person a fydd yn gyfrifol am oruchwylio a chynorthwyo'r gwirfoddolwyr yn barhaus.
14. Sicrhau bod yr holl staff sy'n cynorthwyo'r gwirfoddolwyr yn ymwybodol o'r cytundeb hwn ac yn ei ddilyn yn ymarferol. Os bydd newid yn y staff, eich cyfrifoldeb chi fydd pasio'r wybodaeth hon iddynt neu ofyn iddynt gysylltu â ni.
15. Cyfathrebu’n agored ac yn barhaus gydag UMAber ynglyn â newidiadau yn y manylion cyswllt neu yn y rôl a hysbysebwyd; yn ogystal â darparu’r diweddaraf ynglyn â recriwtio gwirfoddolwyr ac oriau gwirfoddol.
16. Sicrhau y caiff unrhyw bryderon neu broblem ynghylch gwirfoddolwyr eu codi cyn gynted â phosib.

Please read below our Service Level Agreement 

 Volunteering Brokerage Service
This is an agreement between Aberystwyth Students’ Union (AberSU) and any organisation wishing to advertise on-going student volunteer roles through our online brokerage service. It sets specific roles and responsibilities which should be adhered to in order to ensure good practise when working with students, in addition to maintaining an effective partnership between the parties involved.
 
What you can expect from AberSU Volunteering:

1. Provide a free and professional brokerage service where AberSU advertise volunteering opportunities on behalf of the organisation once the online Organisation Registration form has been completed, the relevant documents have been received and the terms outlined in this document are agreed to. 
2. Provide the name and contact details of an AberSU staff member who will liaise with the organisation.
3. Promote the volunteering opportunity via various communication channels.
4. Update information about your organisation and/or volunteer role when requested.
5. Remove the advert when the volunteer role has been filled and/or when the role is no longer required.  
6. Provide on-going support and guidance to student volunteers, giving them the opportunity to provide feedback and/or raise any concerns.  
7. Invite you to student engagement events where relevant such as the Part-time Jobs and Volunteering Fair.  
8. Contact you throughout the year to collect information about volunteer recruitment numbers and volunteer hours.

 
What we ask of organisations wishing to recruit and work with student volunteers to:

1. Be a community not-for profit organisation (for example, an unincorporated association, trust, CIO, CIC, charitable company).  
2. Providing volunteering opportunities which are appropriate for students, where levels of expectation are realistic and achievable and where voluntary activity will not replace the work of paid members of staff.  
3. Provide an accurate description of the role, responsibilities, time commitment, further training, required skills, requirements for DBS (formerly CRB) and where needed cover any costs.  
4. Hold responsibility for undertaking DBS checks or seek references on volunteers if this is a requirement for the volunteer role and where needed cover any costs.  
5. Accept liability for all volunteers placed with you, ensuring that you are able to meet any liabilities through an adequate insurance policy or through other provision.  
6. Have a health and safety policy and appropriate risk assessment(s) which covers the premise and all volunteer activities.  
7. Have an equal opportunities statement or policy and accommodate any support needs as is reasonably practicable.
8. Follow your own safeguarding policy, but inform AberSU as soon as possible if an allegation is made.  
9. Report any accidents or near misses involving student volunteers to AberSU’s Volunteering Coordinator.  
10. Reimburse volunteers all reasonable out of pocket expenses in a timely fashion, where agreed upon application and upon receipt of the necessary documentation.  
11. Treat personal information about student volunteers confidentially and in line with the Data Protection Act 1998 and General Data Protection Regulation (GDPR) 2018.  
12. Provide an induction, and all the necessary training and equipment to enable volunteers to fulfil their role.  
13. Have a named person responsible for the on-going supervision and support of volunteers.  
14. Ensure that all staff supporting student volunteers are made aware of this agreement and follow it in practice. If there is a change of staff, it is your responsibility to pass this information on or to ask them to get in touch with us.  
15. Maintain open and on-going communication with AberSU regarding changes to contact details or the advertised role; as well providing updates about volunteer recruitment and volunteer hours.
16. Ensure that any concerns or issues regarding student volunteers are raised as soon as possible